วันนี้ผมจะมาแนะนำการทำ Auto-Response ผ่านโปรแกรม window mail หรือ outlook express โดยไม่ใช้ความสามารถของ hosting ครับสามารถ setup ให้กับเครื่องใด ๆ ก็ได้ครับ ข้อดีก็คือคุณจะต้องได้รับ e-mail นั้นจริง ๆ ก่อน จึงจะมีการตอบกลับไปในลักษณะ Vacation Auto Response หรือ Accep E-mail ดังกล่าวแล้วครับ ซึ่งสามารถที่จะตั้งกฎสำหรับแต่ละ @domain ได้อีกด้วยครับ ว่าจะตอบกลับอย่างไร ไม่เหมือนกับระบบของฝั่ง hosting ที่จะทำหน้าที่ตอบกลับเพียงกรณีเดียวคือเมื่อมีเมล์เข้ามาครับ

วิธีการให้ทำดังนี้ครับ

1. สร้าง text file จากโปรแกรม notepad ขึ้นมาครับ ใส่ข้อความที่ต้องการจะตอบกลับไปยัง ผู้ส่งเมล์เข้ามาหาเราที่ hosting ครับ โดยเราสามารถสร้างไว้หลายไฟล์สำหรับหลายโดเมนได้ครับ จากนั้นให้เ save ไฟล์ดังกล่าวเป็น ชื่อไฟล์.txt ครับ

2. เปิดโปรแกรม window mail หรือ outlook express แล้วเลือกที่เมนู Tools จากนั้นเลือก Message Rules และเลือก Mail...

3. ไปที่แท็บ Mail Rules แล้วคลิ๊กที่ New.... ครับ

4. ช่องที่ 1 กำหนดเงื่อนไขที่จะดำเนินการกับเมล์ที่เข้ามา โดยแบ่งเป็นรายละเอียดดังนี้ครับ

Where the From line contains people (อันนี้คือถ้าผู้ส่งหรือ form มีข้อความต่อไปนี้ ตรงนี้สามารถใช้แยกแต่ละ @domain ได้ครับ จะทำให้สามารถตอบกลับแต่ละโดเมนไม่เหมือนกันก็ได้ครับ)

For All messages (อันนี้ตอบกลับในกรณีเป็นวันหยุดครับ พวก vacation auto-response ครับ)

หรือเงื่อนไขอื่น ๆ ลองกำหนดดูนะครับ

5. ต่อมาช่องที่ 2 เขาจะให้เลือก action สำหรับเงื่อนไขที่เรากำหนดในช่องที่ 1 ครับ ให้เลือกเป็น Reply with Message

6. ต่อมาช่องที่ 3 ให้กดตรงตัว link สีน้ำเงินที่เขียนว่า message ครับ จะมีหน้าต่างมาให้เลือกไฟล์ .txt ที่เราทำไว้ก่อนหน้านั้นครับ

7. ให้ตั้งชื่อ rule ที่ช่องที่ 4 แล้วกด OK เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อยครับ ในกรณีที่ต้องการสร้าง rule อื่นเพิ่ม สำหรับการตอบกลับ e-mail address ต่าง ๆ ก็สามารถทำได้ โดยการกด New Rule ครับ